Interview: »Für das Forderungsmanagement gibt es Richtlinien und Standards«

Die Ahlers AG ist ein erfolgreicher internationaler Player im Segment für hochwertige Männermode. Im Interview geben Karl-Friedrich Brinkhoff, Leiter Debitorenbuchhaltung, und Ulrike Siepmann, verantwortlich für das internationale Forderungsmanagement, Einblicke in die Praxis und schildern die Herausforderungen im weltweiten Modehandel.

Die Geschäftsentwicklung verlief 2014 sehr erfreulich. Mit einem Umsatzplus von 7,9 Prozent auf 197,9 Millionen Euro im dritten Quartal 2014 und einer Eigenkapitalquote von knapp 56 Prozent ist der Ahlers-Konzern ein stabiles, solides Unternehmen. In den kommenden Jahren sollen der Exportanteil sowie das E-Commerce-Geschäft ausgebaut werden. Welche Herausforderungen kommen dann auf das Kreditmanagement zu?

Karl-Friedrich Brinkhoff: Schon heute liegt unser Exportanteil bei rund 46 Prozent. Wir exportieren in fast alle europäischen Länder, auch nach Russland und in die Ukraine, in die arabischen Staaten und einige weitere Länder der Erde. In Europa wird unser Exportgeschäft zum Teil über die eigenen Auslandsgesellschaften abgewickelt. Selbstverständlich stellen die Sprachenvielfalt sowie die rechtlichen Bestimmungen immer eine besondere Herausforderung im Kreditmanagement dar. Zum Beispiel müssen die Sprachen vor allem technisch in den Systemen der Fakturierung und Zahlungsabwicklung hinterlegt sein. Oder Schreiben mit juristischem Bezug müssen rechtssicher in die vereinbarte Geschäftssprache übersetzt werden. Unser Team ist hier sehr gut aufgestellt. Wir erledigen alle sprachlichen Aufgaben so weit es geht mit eigenen Kräften. Im Einzelfall greifen wir auf professionelle Übersetzer zurück.

Wie ist das internationale Kreditmanagement bei Ahlers aufgebaut?

Brinkhoff: In Herford erfolgt das zentrale Kreditmanagement für den Konzern. Wir haben von hier aus jederzeit den technischen Zugriff auf alle Daten innerhalb des Unternehmens, auch auf die Auslandsgesellschaften. Einige ausländische Vertriebsgesellschaften werden direkt aus Herford verwaltet, in einigen Ländern erfolgt das durch Kreditmanager vor Ort. Im Konzernabschluss werden alle deutschen und internationalen Vertriebsgesellschaften zusammengeführt.

Wie beugen Sie gezielt Forderungsausfällen vor?

Brinkhoff: Der Prozess beginnt bereits bei der Kundenakquise. Für jeden nationalen wie internationalen Neukunden rufen wir eine Wirtschaftsauskunft ab. Damit werden die uns vorliegenden Kundeninformationen hinsichtlich Richtigkeit der Adressdaten und Firmierung verifiziert. Zusätzlich benötigen wir die Bonitätsauskunft für die Grundsatzentscheidung, ob wir mit dem Kunden eine Geschäftsbeziehung eingehen wollen. Fällt diese Entscheidung positiv aus, dient die Auskunft zugleich zur Absicherung des dann von uns kundenindividuell festgesetzten Kreditlimits durch eine Warenkreditversicherung. Gemäß den Richtlinien unseres Unternehmens erfolgen immer eine strenge Bonitätsprüfung und eine Versicherung gegen Zahlungsausfälle. Damit minimieren wir das Ausfallrisiko unserer Forderungen. Eine Auslieferung ohne Deckung der Kreditversicherung erfolgt nur nach kritischer Überprüfung und Analyse der bisherigen Kundenbeziehung. Forderungsrisiken, die nicht versicherbar sind, müssen vom Vorstand freigegeben werden. Der Vorstand überprüft außerdem diese Entscheidung regelmäßig alle sechs Monate.

Haben Sie eine länderübergreifende Richtlinie für die Warenkreditvergabe beziehungsweise für Zahlungsziele?

Ulrike Siepmann: Für Deutschland gibt es eine Richtlinie, die die Zahlungskonditionen regelt. Sie basiert auf den Einheitsbedingungen der deutschen Textilindustrie. In den anderen Ländern berücksichtigen wir die landesüblichen Zahlungs- und Geschäftskonditionen, die in Teilen von den deutschen abweichen. In Einzelfällen werden auch Sonderkonditionen vereinbart, die hausintern beschlossen und generell durch unsere Geschäftsführung oder den Vorstand genehmigt werden müssen.

ERFOLG IN DRITTER GENERATION

Die Ahlers AG ist einer der größten börsennotierten Modehersteller mit Schwerpunkt Männermode in Europa. Das Unternehmen wurde 1919 von Adolf Ahlers in Jever, Ostfriesland, gegründet und ist bis heute familiengeführt. Wichtigste Ereignisse in der Firmengeschichte waren 1932 die Verlegung des Firmensitzes nach Herford und 1987 der erfolgreiche Börsengang sowie die Umfirmierung zur börsennotierten Aktiengesellschaft. 2005 übernahm Dr. Stella A. Ahlers, die Enkeltochter des Firmengründers Adolf Ahlers, in dritter Generation den Vorstandsvorsitz.

Der Ahlers-Konzern vereinigt acht Marken in den drei Produktsegmenten Premium Brands, Jeans & Workwear sowie Men´s & Sportswear. Dadurch können maßgeschneiderte Produkte für verschiedene Zielgruppen angeboten werden. 2013 erwirtschaftete die Ahlers-Gruppe rund 64 Prozent der Umsätze im Premiumsegment. Es werden jährlich rund acht Millionen Modeartikel produziert. Die Ahlers AG fungiert als Muttergesellschaft des Ahlers-Konzerns. Darunter agieren aktuell 39 eigenständige Gesellschaften. Jede Marke ist in einer selbstständigen Gesellschaft organisiert. Des Weiteren bestehen in den wichtigsten Auslandsmärkten eigene Vertriebsgesellschaften, die zu 100 Prozent zum Konzern gehören. Gegenwärtig ist die Ahlers-Gruppe in 15 Ländern mit einem eigenen Vertrieb vertreten.


Wie wird bei Ihnen die Limitprüfung durchgeführt?

Siepmann: Das Kreditlimit wird in laufenden Geschäftsbeziehungen bei jeder Bestellung und vor jeder Auslieferung maschinell geprüft. Das Limit basiert auf der aktuellen Bonitätsauskunft beziehungsweise der Deckungszusage der Warenkreditversicherung und eigenen Zahlungserfahrungen. Reicht das Limit für eine aktuelle Bestellung nicht aus, wird der Lieferschein zwar systemtechnisch erstellt, aber nicht zur Lieferung freigegeben, sondern gesperrt. Es erfolgt die direkte Kontaktaufnahme zum Kunden, um das Problem schnell zu klären. Eine Sperrung der Lieferscheine erfolgt ebenfalls, wenn manuelle Sperrkennzeichen im Warenwirtschaftssystem erfasst wurden oder Mahnstufen vorliegen. Ist dies der Fall, wird die Ware nicht oder nur nach zusätzlicher Prüfung ausgeliefert.

Wie gehen Sie bei der Realisierung internationaler Forderungen vor?

Siepmann: Auch für das Forderungsmanagement gibt es bei uns Richtlinien und Standards. In einem 14-tägigen Rhythmus versenden wir drei Mahnungen mit unterschiedlicher Formulierung und gegebenenfalls Ankündigung von Rechtsmitteln. In unserem Buchhaltungssystem sind hierfür Sprachbausteine der gängigen Sprachen hinterlegt. Im Regelfall erhalten die meisten unserer europäischen Kunden daher Mahnschreiben in der eigenen Landessprache. In Ländern mit Sprachen, die nicht das lateinische Alphabet benutzen, oder in Ländern, für deren Sprachen keine Sprachbausteine vorhanden sind, erfolgt die Mahnung in englischer Sprache. Nach einem Zahlungsverzug von 45 bis 60 Tagen wird nochmals versucht, die Forderungen durch Direktansprache des Kunden selbst einzuholen. Hat diese Maßnahme keinen Erfolg, wird die Forderung zum Einzug an Creditreform abgegeben. Durch die unterschiedlichen rechtlichen Regelungen in den einzelnen Ländern, die beim Forderungseinzug zu beachten sind, und die zusätzlichen sprachlichen Herausforderungen erscheint uns die Einbindung von Spezialisten in diesem Bereich sinnvoll.

»Creditreform begleitet uns während des gesamten Kundenlebenszyklus.«


An welchen Stellen des Kundenlebenszyklus setzen Sie die Creditreform-Dienstleistungen noch ein?

Brinkhoff: Creditreform begleitet uns während des gesamten Kundenlebenszyklus. Zu Beginn einer Kundenbeziehung unterstützt uns die Wirtschaftsauskunft bei der Kundenstammanlage und eindeutigen Kundenidentifizierung. Während der Kundenbeziehung dienen die Bonitätsinformationen der Ergänzung und Validierung der eigenen Zahlungserfahrungen. Liegen bei einer Kundenbestellung keine eigenen Zahlungserfahrungen innerhalb der letzten zwölf Monate vor, erfolgt eine neue Bonitätsprüfung. Am Ende der Kundenbeziehung unterstützt uns Creditreform bei der Realisierung der offenen Forderungen im In- und Ausland. Sind diese Anstrengungen nicht erfolgreich, erhalten wir von Creditreform die Informationen, die wir für die Schadensabwicklung mit der Warenkreditversicherung benötigen.

Gemäß dem Quartalsbericht 3/2014 legte das E-Commerce-Geschäft 2014 um 55 Prozent zu. Wie funktioniert das Kreditmanagement hierfür?

Brinkhoff: Bereits Anfang 2013 hat die Ahlers AG eine eigene Abteilung für das E-Commerce-Geschäft aufgebaut, welche die eigenen E-Shops und Mehrmarken-Marktplätze betreut. Grundsätzlich gelten auch für unsere Internetgeschäfte die Regeln der strengen Bonitätsprüfung. Bei jeder Onlinebestellung erfolgt eine Bonitätsüberprüfung. Die Echtzeitprüfung realisieren wir über die Datenbankschnittstelle der Creditreform Boniversum GmbH. Direkt bei der Bestellung wird der Kunde eindeutig identifiziert und dessen Kreditwürdigkeit geprüft. In Abhängigkeit vom Ergebnis der Prüfung werden dem Kunden unterschiedliche Zahlungsmodalitäten angeboten.

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