SEPA Teil III: Umstellung in der Praxis

Udo Brückner, Geschäftsführer der CPM Creditreform Portfolio Management GmbH, die als Tochterunternehmen der Creditreform-Gruppe das Know-how im Bereich Forderungsankauf bündelt, stellt "Alt" und "Neu" gegenüber und erläutert, wie die Umstellung in der Praxis tatsächlich aussieht. Schließlich ist der Startschuss zur Umstellung längst gefallen - ab 2014 soll das Neue nicht mehr neu sein.

Alt

Neu

Identifizierung des Kontos

Kontonummer

IBAN (International Bank Account Number)

Identifizierung der Empfänger-Bank

Bankleitzahl

BIC (Business Identifier Code)

Dateiformat des Kontoauszugs

MT940

camt (ISO 20022 XML)

Dateiformat für Zahlungstransaktionen

DTA

ISO 20022 XML

Da die technischen Spezifikationen grundsätzlich in allen Ländern des SEPA-Raums identisch sind, profitieren insbesondere Unternehmen mit einer hohen internationalen Verflechtung im Im- und Exportgeschäft, da sie für Zahlungen im SEPA-Raum ihre Prozesse deutlich vereinfachen können. Im Forderungsmanagement kommen durch die neuen Datenformate und die Erweiterung der Stammdatenpflege besondere technische und organisatorische Herausforderungen auf die damit befassten Mitarbeiter zu. Dies gilt umso mehr, wenn Ihr Unternehmen im großen Stil Lastschriften einzieht, wie sich im Weiteren zeigen wird.

IBAN und BIC, die bisher bei innerdeutschen Geschäften keine Rolle gespielt haben, bekommen einen neuen Stellenwert. Zumindest Ersterer. Denn aus deutscher Sicht reicht bereits die IBAN aus, da sie auch die bisher gebräuchliche Bankleitzahl enthält. Und auch in den übrigen SEPA-Ländern enthält die IBAN sowohl die Kodierung der Kontonummer als auch die Identifikation der Bank - wenn auch nicht immer in der Detailtiefe wie in Deutschland. Der BIC ist somit überflüssig. Aus diesem Grund hat der EPC beschlossen, ab dem 01.02.2014 das sogenannte "IBAN-only"-Verfahren einzuführen und auf den BIC zu verzichten. Da es aus Gründen der Betriebssicherheit sinnvoll ist, nicht erst am letztmöglichen Datum die Umstellung auf SEPA vorzunehmen, ist es unumgänglich, vorübergehend auch den BIC in den Stammdaten mitzuführen.

Die Praxis

Nahezu alle Banken drucken bereits seit geraumer Zeit IBAN und BIC als ergänzende Information auf den Kontoauszug. Zudem finden sich diese Angaben bei Bank- und EC-Karten neueren Datums auf der Rückseite unterhalb des Magnetstreifens.

Zu einer großen Herausforderung wird diese Umstellung der bisherigen Bankverbindungen auf IBAN und BIC insbesondere für Unternehmen mit einem großen Debitoren- oder Kreditorenstamm. Aber auch für die Überweisung von Löhnen und Gehältern müssen die Bankverbindung aller Mitarbeiter umgestellt werden. Für die Konvertierung einzelner Datensätze bieten nahezu alle Banken und Sparkassen auf ihren Websites Konverter an, die die manuelle Eingabe von Bankleitzahl und Kontonummer in IBAN und BIC umwandelt. Für die Umwandlung größerer Bestände sind diese Konverter jedoch nicht praktikabel. Hierfür bietet unter anderem der Bank-Verlag ein kostenpflichtiges Portal (www.iban-service-portal.de), über das strukturierte Dateien hochgeladen und konvertiert werden können. Die Rücklieferung erfolgt ebenfalls als strukturierte Datei. Angabegemäß soll die Quote der automatisiert umrechenbaren Bankverbindungen bei über 97% liegen. Eine Vielzahl von Banken und Sparkassen bietet ihren Kunden diesen Service teils kostenfrei an. Eine Anfrage bei der Hausbank lohnt sich daher.

Wussten Sie schon, dass auch der Kontoauszug künftig nur noch die EPC2009-Zeichen enthalten wird? Dies kann in Einzelfällen bei der automatisierten Zahlungsverarbeitung zu Falschzuordnungen führen. Der Verwendungszweck eignet sich daher nur noch bedingt für die Zahlungszuordnung, zumal der Informationsgehalt durch eine Reduzierung der bislang gewohnten Feldlänge von 378 Zeichen auf nur noch 140 Zeichen eingeschränkt wird. Kompensiert wird dieses Defizit größtenteils durch die neu eingeführte sogenannte "End-to-End"-Referenz, also eine eindeutige Mandatsreferenz. Das Feld mit 35 Stellen kann alphanumerisch belegt werden. Die Referenz bleibt über den gesamten Transaktionsprozess unverändert - auch im Fall von Rückbuchungen oder Rücklastschriften. Bei Geschäftspartnern mit häufigen Zahlungstransaktionen sollte im Vorfeld die Mandatsreferenz festgelegt werden - üblicherweise die Debitoren- oder Kreditorennummer. Bewegungsdaten, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, hingegen sollten im Verwendungszweck aufgeführt werden. Insbesondere im Endkunden-Geschäft sollten mit dem Rechnungsversand vorbelegte Zahlungsvordrucke verschickt werden, so dass auch "ungeübten" Kunden der Umstieg auf SEPA erleichtert wird und gleichzeitig ein hoher Füllgrad des Referenzfeldes erreicht wird.

SEPA-Überweisung

Die SEPA-Überweisung ist als sogenannte EU-Standardüberweisung bereits seit 2003 im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr als kostengünstige Transaktionsform verankert. Mit Umstellung auf SEPA entfällt die Betragsbegrenzung von maximal ? 50.000. Zudem gilt seit 01.01.2012 die Vorgabe, dass SEPA-Überweisungen am Folgetag auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben werden müssen. Dies entlastet die Cash-Planung gegenüber der früheren Frist von 5 Tagen.

SEPA ersetzt nicht die Meldepflichten nach der Außenwirtschaftsverordnung; sie bleiben unverändert bestehen.

Bei SEPA-Überweisungen entfällt die Verpflichtung der Empfänger-Bank, einen sogenannten Namen-Nummern-Abgleich vorzunehmen, also zu prüfen, ob die angegebene Kontonummer auch tatsächlich zum angegebenen Empfänger gehört. Artikel 5 Absatz 2 der EU-Verordnung 260/2012 sieht lediglich eine Vollständigkeitsprüfung vor. Daher sollte die Stammdatenpflege mit besonderer Sorgfalt erfolgen, um den mit der Rückholung von "Irrläufern" verbundenen Aufwand zu vermeiden.

SEPA-Lastschrift

Laut Erhebung der Europäischen Zentralbank wurden in 2011 rd. 8,7 Mrd. Lastschrifttransaktionen durchgeführt. Nahezu jede zweite Zahlung in Deutschland ist demnach eine Lastschrift, weit überwiegend im Einzugsermächtigungsverfahren. Umso einschneidender sind die Folgen der SEPA-Umstellung für deutsche Unternehmen mit einem hohen Lastschriftaufkommen.

Die wichtigsten gemeinsamen Merkmale der beiden SEPA-Lastschriftverfahren:

  • Die SEPA-Lastschrift gilt ausschließlich für Zahlungen in Euro innerhalb aller SEPA-Teilnehmerländer; es gibt keine Betragsbegrenzung
  • IBAN und BIC dienen sowohl zur Identifizierung des Lastschrifteinreicher-Kontos als auch für das Konto des Zahlungspflichtigen
  • Der Lastschrifteinreicher (Creditor) benötigt eine eindeutige und standardisierte Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID; Creditor Identifier).
  • Jeder Einzug per SEPA-Lastschrift muss durch ein schriftliches Mandat des Zahlungspflichtigen autorisiert sein.
  • Der Zahlungspflichtige muss über die bevorstehende Belastung seines Kontos mittels eines Avis (pre-notification) über Betrag und Fälligkeitsdatum in Kenntnis gesetzt werden.
  • Eine SEPA-Lastschrift muss vom Lastschrifteinreicher mit einer bestimmten Vorlauffrist bei seiner Bank eingereicht werden.
  • Der Lastschrifteinreicher hat der SEPA-Lastschrift ein Fälligkeitsdatum mitzugeben, an dem das Konto des Zahlungspflichtigen belastet wird. Ferner muss gekennzeichnet sein, ob es sich um einen einmaligen oder wiederkehrenden Einzug handelt.
  • Der Verwendungszweck umfasst 140 Zeichen (statt maximal 378 Zeichen im DTAUS-basierten Inlandszahlungsverkehr).
  • Es besteht eine Pflicht zur Dematerialisierung. Banken nehmen keine beleghaften Lastschriften entgegen. Die Einreichung und Ausführung von SEPA-Lastschriften erfolgt ausschließlich auf elektronischem Weg.
  • Das Lastschriftmandat verliert 36 Monate nach seiner letzten Nutzung seine Gültigkeit. (Bisherige Einzugsermächtigungen gelten bis auf Widerruf)
  • Der Zahlungspflichtige ist nach pre-notification berechtigt, Lastschriften vor Einlösung zurückzuweisen. In diesem Fall darf der Zahlungsempfänger die Lastschrift nicht auslösen bzw. muss einen bereits an die Bank übergebenen Lastschriftauftrag zurückholen.
  • Nicht autorisierte (nicht mandatierte) Lastschrifteinzüge können vom Zahlungspflichtigen innerhalb von 13 Monaten zurückgegeben werden.
  • Es besteht weiterhin eine Meldepflicht gemäß Außenwirtschaftsverordnung für grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge.

Grundsätzlich gilt: Möglichst früh mit der Umstellung beginnen!

Weitere Informationen, Tipps und Hilfestellung gibt es für Verbraucher und Unternehmen auf der Homepage www.sepadeutschland.de. In einer gemeinsamen Presseerklärung teilten Deutsche Bundesbank und die Bundesagentur für Arbeit mit, dass die SEPA-Umstellung der Bundeagentur bisher planmäßig verlaufe und aller Voraussicht am 31. Dezember abgeschlossen sein wird. Seit Februar werden monatlich rund neun Mio. Kindergeldzahlungen als SEPA-Überweisungen reibungslos über die Deutsche Bank abgewickelt. "Mit der Umstellung der Kindergeldzahlungen haben wir in unserem SEPA-Projekt den ersten wichtigen Meilenstein genommen und biegen nun auf der Zielgeraden ein", sagte Frank-Jürgen Weise, Vorstandsvorsitzender der Bundesagentur für Arbeit.

Auch die Techniker Krankenkasse weist in ihrer aktuellen Kunden-Publikation auf die neuen Bankverbindungsformate hin. "Die TK ist gut vorbereitet und hat beizeiten mit der Umstellung begonnen", heißt es darin. Und weiter: "Ab September wird die TK ihren Zahlungsverkehr Stück für Stück auf das neue System umstellen. TK-Versicherte können im Zahlungsverkehr ihre Bankverbindung schon jetzt in Form der IBAN verwenden."

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